نکات زیرمکمل مطالب آداب ایمیل 1 است.
- پیام ایمیل باید کوتاه باشد. اگر خواننده نیاز به گرداندن صفحه دارد احتمالا ایمیل روش مناسبی برای ارتباط نیست.
- از عنوان برای خلا صه کردن استفاده کنید نه شرح دادن.
- از لحن نامناسب استفاده نکنید. هر ایمیلی ممکن است نهایتا سر از هر جایی در بیاورد و باعث شرمندگی بشود.
- از ایمیل برای گفتن فقط “ممنون” استفاده نکنید.
- ببنید که در “To” چه کسی قرار دارد.
- اگر ناراحت یا عصبی هستید, از تلفن یا تماس حضوری به جای ایمیل استفاده کنید.
- به جای “Reply To All” دقت کنید می خواهید ایمیلتان به کدام افراد در لیست فرستاده شود.
- در متن ایمیل وظایف , مسئولیت ها یا سوال هایتان را دقیق مشخص کنید. مخصوصا اگر به چند نفر می فرستید.
- از تغییر محتوی بدون تغییر موضوع خوداری کنید.
- اگر مورد مواردی مشابه ایمیل می فرستید, بهتر است در یک ایمیل قرار دهید که در وقت خواننده صرفه جویی کنید.
- اگر مطالبتان ترتیب دارند, از …,1,2,3,4 استفاده کنید و در صورتی که ترتیب ندارند از فرم نقطه ای مانند این لیست استفاده کنید.
- اگر در موارد خیلی دور از هم سئوال می کنید, بهتر است در ایمیل های جدا گانه قرار دهید که بتوان هر کدام را جداگانه پیگیری کرد.
- قبل از ارسال چک کنید آیا متن شما درست آمده و اگر پیوست دارید آن را پیوست کرده اید.
- اگر ایمیلتان خیلی مهم است به خود چند ساعت برای ارسال آن فرصت بدهید.