معمولا كارهای اداری به قدر كافی خسته كننده و گاه ملال آور است – بخصوص اگر به كارمان هم علاقه نداشته باشیم- بنابراین بهتر است بیش از فشاری كه كار به ما تحمیل می كند، بار دیگری برخود نیفزاییم. توجه به برخی از این نكات ساده كه رعایت آنها نه هزینه و نه زحمتی دارد، می تواند تاحد زیادی از فشار كار بكاهد:
1- اگر دراداره ای كار می كنید كه كارمندان با دیوارهای پیش ساخته فلزی ویا پلاستیكی – به اصطلاح پارتیشن- از هم جدا می شوند یا اتاقها دیوارهای نازكی دارند، نباید در چنین محیطی بلند بلند با تلفن ویا ارباب رجوع صحبت كنیم.
2- در راهروها ویا میان پارتیشن ها نیز از بلند حرف زدن با دیگران ویا با تلفن همراه خودداری كنید
3- از تلفنهای اداره نباید برای كارهای شخصی ویا خصوصی بخصوص طولانی استفاده كنیم. خود را جای كسی بگذارید كه با اداره شما كار مهمی دارد و منتطر آزاد شدن خط تلفنی شماست. این عمل وقتی شما پشت خط اشغال هستید، حتما بسیار خود خواهانه و انزجار آور جلوه میكند، مگرنه؟
4- اخلاقی ترین كار آن است كه درمحل كار از تلفن همراه خود برای كارهای شخصی تان استفاده كنید وصدای زنگ تلفن را در حالتی قرار دهید كه فقط خودتان متوجه آن شوید .
5- اگر بنا به ضرورت مكالمه شما با تلفن همراهتان طولانی تر از سه دقیقه خواهد بود از اتاق همكاران تان فاصله بگیرید تا صحبت شما مزاحم كار آنها نشود
6- از احوالپرسیهای طولانی با همكاران و دوستان اداری زمانی كه مراجعه كنندهای دارید و او درانتظار پاسخ شما و یا انجام كارش است، خودداری كنید، مسلما اگر كسی در حضور شما چنین كاری بكند در آن لحظات داوری شما نسبت به این عمل مثبت نیست وعكس العمل شما نیز به حق منفی خواهد بود.
7- زمانی كه مراجعه كنندهای دارید، اگر دوست یا خویشاوندی به شما تلفن كرد و یا نزد شما آمد، اخلاق حكم می كند كه نوبت را به مراجعه كننده( ارباب رجوع) بدهید زیرا شما در محیط كار به سر می برید ، بنابراین بهتر است این مطلب را برای دوستان آشنایانتان روشن كنید، كه در محیط كار به شما مراجعه حضوری یا تلفنی نكنند و توقع توجهی خارج از ضوابط كار نیز نداشته باشند.
8- معاشرت و ملاقات با دوستان وهمكاران و پاسخ تلفنهای شخصی را در ساعت فراغت( موقع ناهار ) ویابه بعد از كار روزانه موكول كنید.
9- وقتی همكارتان در حال تلفن كردن است در اتاق او و یا دركنار میزش در انتظار نایستید، این كار سبب می شود او تمركزش را در گفتگو از دست بدهد، بخصوص اگر گفتگو خصوصی باشد ، نوعی استراق سمع است. بهتر است از اتاق خارج شوید وبعدا مراجعه كنید.
10- هنگامی كه با تلفن به مراجع كنندهای پاسخ می دهید از اینكه او سریع متوجه مقصودتان نمی شود نباید ناراحت وعصبی شوید. برای شما هم همین مسئله ممكن است پیش بیاید، زیرا در مراجعه حضوری و رودررو تمركز دو طرف نسبت به موضوع بیشتر است و مزاحمت و موانع نرسیدن صدا و یا نرساندن مطلب كمتر. بنابراین تلفنی با حوصله وشمرده و كامل با مراجعه كننده سخن بگویید.
11- از زدن عطرهای تند ویا خوردن غداهایی كه بوی آنها هنگام سخن گفتن موجب آزار دیگران می شود خودداری كنید، لزومی ندارد كه خوشبو باشیم ، فقط كافی است كه بوی بد مثل بوی عرق یا چرك .. ندهیم. به هرحال هستند كسانی كه به هرنوع بوی عطری حساسیت دارند.
12- به خاطر داشته باشید كه مراجعه كنندگان شما هر كدام در جای دیگر دارای هویت و شخصیتی هستند. گاهی موقعیت آنها از شما بالاتر است وبرحسب ضرورت كارشان به انجام وظایف شما گره خوردهاست ونیازمند كمك شما هستند، بنابراین با احترام و با مهربانی با آنها رفتار كنید. اگرهم در موقعیتی پایینتر از شما باشند، باز ممكن است روزی شما در برابر میز آنها مراجعه كنندهای به حساب آیید. در آن حال چه انتظار ویا آرزویی در سر دارید؟ منصفانه بگویید، دوست دارید كارمند یك اداره در برابر كار اداری شما، خواهر ،برادر، مادر، پدر، همسر و فرزندتان چگونه انجام وظیفه كنند، پس همانگونه باشید.
13- از شوخی كردن و سر به سر گذاشتن با همكارانی كه در حال كار هستند ویا اهل شوخی نیستند خودداری كنید، بخصوص نزد مراجعه كنندگان، زیرا این كار بیاحترامی به همكار و نادیده گرفتن حقوق دیگران ( ارباب رجوع) است و از این رو نشانه سهل انگاری، بی اعتنایی و لا ابالی بودن فرد در ارتباط با دیگران وانجام وظایف است.
14- رفتار شما در برابر مراجعه كنندگان باید یكسان باشد. نباید تحت تاثیر سلیقه ، اعتقادات دینی یا سیاسی، آشناییها و یاحتی نحوه برخورد خوب یا بد مراجعه كننده، دشمنی و یا دوستی او قرار بگیرید. وظایف تان را درقبال آنان به طور مساوی و عادلانه انجام دهید. این توقعی اخلاقی است كه شما نیز از دیگران درانجام كارهای اداری تان دارید.
15- اگر كار ارباب رجوع شما تنها به فعالیت شما بستگی دارد، نه به كس دیگری. كار او را به فردا موكول نكنید ، چنان كنید كه او در همان روز كارش با شما دراداره تان تمام شود و راضی و خوشحال به خانه برود، همانگونه كه شما در آرزوی انجام كارهایتان در یك روز و به فوریت هستید.
16- اگر در محل كارتان آشپزخانه یا به اصطلاح آبدارخانهای دارید كه درآنجا غذا گرم می كنید ویا چای درست می كنید. بی گفتگو باید در پاكیزه نگه داشتن آن با همكاران تان برنامه منظمی ترتیب بدهید و اگر این كار ممكن نیست ،لااقل خودتان در تمیز نگه داشتن محل ظرفشویی و نیز اجاق گاز كوشا باشید، فكر كنید كه آنجا بخشی از خانه و محل زندگی تان است، مگر نه اینكه لااقل 6 تا 8 ساعت از روزتان را در اداره می گذرانید، بنابراین پاگیزگی خانه تان را تا محل كارتان گسترش دهید.
17- از ریختن باقی مانده غذا ، پوست میوه ، تفاله چای و نایلونی كه غذا ویا خوراكی تان رادر آن گذاشته بودید، در ظرفشویی آبدارخانه خودداری كنید، اگر روزی آب در ظرفشویی پایین نرود قطعا همه به دردسر می افتند.
18- از گذاشتن غذا ویا خوراكی ها در یخچال آبدارخانه، بیش از یك هفته خودداری كنید. یخچال نمی تواند به مدت طولانی غذا را تازه نگه دارد، در نتیجه غذا و خوراكی ها می گندند و گندیدگی به مواد غدایی دیگر هم سرایت می كند.
19- ببخشید كه این را هم باید بگویم ، هر چند كه واضح است كه از خوردن غذا ویا خوراكی دیگران كه در یخچال آبدارخانه گذاشته اند خودداری كنید! نگویید: چیزی نیست،همكارمان انشاءالله راضی است یا می شود. شاید خدای نكرده كار بی اجازه شما را هرگز نبخشید. واقعا اگر كسی درمورد مواد غذایی شما مرتب چنین كاری بكند، در دلتان به او چه خواهید گفت و چه داوریی درباره اش خواهید كرد؟
20- ما درازای وقتی كه در اداره ودر حال انجام كار می گذرانیم دستمزد می گیریم، بنابراین از نشستن در آشپزخانه ویا آبدارخانه اداره برای بیش از چند دقیقه خودداری كنید، راستی ما خودمان درباره كارمندی كه در آبدارخانه وقت گذرانی می كند، درحالی كه باید به پروندههای ما بپردازد و یا به مایی كه مراجعه كننده او هستیم، پاسخ دهد؛ چه داوری داریم: بی مسئولیت، دزد ، خائن و… خیلی صفات زشت اخلاقی دیگری كه هیچ كس دوست ندارد بدانها متصف باشد.
21- تمییز نگه داشتن دستشویی ها هم كه اصلا گفتن ندارد با این حال ما همه شاهد هستیم كه در ادارات كسانی هستند كه وقتی كارشان با دستشویی تمام می شود تصور می كنند كه هرگز به آنجا دوباره باز نخواهند گشت، بنابراین با آنجا طوری رفتار می كنند كه گویا در فاصله میان دو ده كوره به توالت صحرایی رفته بودند!
/ پ. كارمند /